Cinevideogroep
Cinevideogroep is dé speler voor het faciliteren van TV-uitzendingen op locatie. Daarvoor beschikken ze over de meest geavanceerde digitale productiefaciliteiten in Europa. Omdat haar moederbedrijf, het NOB, zich terugtrekt op haar kernactiviteiten, heeft CVG een traject van verzelfstandiging ingezet. Een belangrijk onderdeel daarvan is vervanging van het door het NOB ontwikkelde Oracle-planningssysteem. Na een selectietraject koos CVG eind juni 2002 voor Pluriform. Tevens werd besloten om ook de niet primaire processen met Pluriform te ondersteunen. Begin september heeft CVG de stekker uit het oude planningssysteem van het NOB getrokken. De gehele crew- en middelenplanning wordt inmiddels uitgevoerd met Pluriform. Per 1 januari 2003 worden ook de andere processen met Pluriform ondersteund.
Uniek planningsproces
Het planningsproces van CVG behelst het zo optimaal mogelijk inzetten van productiefaciliteiten. De juiste middelen moeten door de juiste mensen gebruikt worden op de juiste locatie. Dit wordt zeer gedetailleerd gepland, tot op het niveau van bijv. kabels of voorkeuren van cameramensen. Doordat de kracht van CVG ligt in een flexibele opstelling naar haar opdrachtgevers, kent het planningsproces bovendien een grote mate van dynamiek. Allerlei ad-hoc wijzigingen in producties moeten kunnen worden opgenomen. Dit levert voor ieder evenement telkens een unieke planning op.
Vervanging Oracle noodzakelijk
Voor planning maakte CVG gebruik van een door het NOB ontwikkeld Oraclesysteem. Ook K2 (financiën) en Peoplesoft (personeel) werden door het NOB aangeboden. Vanwege de verzelfstandiging van de verschillende dochterbedrijven, werden deze centrale applicaties echter uitgefaseerd. CVG moest dus op zoek naar nieuwe informatiesystemen.
Ook zonder deze organisatorische aanleiding, was doorgaan met het Oraclesysteem echter geen optie. Doordat het voor alle dochterbedrijven centraal door het NOB was ontwikkeld, ondersteunde het niet de specifieke kenmerken van CVG. Alleen tegen hoge kosten en met lange wachttijden waren aanpassingen mogelijk. CVG was niet in staat om veranderingen in haar proces met Oracle te ondersteunen. Bij de verzelfstandiging koos uiteindelijk geen enkel dochterbedrijf voor voortzetting van het gebruik van het Oraclesysteem.
Keuze voor Pluriform
Aan Pluriform had CVG goede herinneringen. Tussen 1997 en 2000 werkte men bij de planning succesvol met Pluriform. Een specifieke oplossing voor CVG, die op elk moment flexibel kon worden aangepast aan veranderende omstandigheden. In 2000 werd echter door het NOB besloten tot invoering van het Oraclesysteem.
Om een objectieve keuze te maken besloot CVG medio mei 2002 om een formeel selectietraject op te zetten. Daarin werd Pluriform vergeleken met twee andere pakketten. Op basis van de succesvolle uitwerking van een case uit de praktijk, koos men in juni voor Pluriform.
Praktisch plan van aanpak
Allereerst werd, in nauw overleg met CVG, een kort plan van aanpak gemaakt. Op hoofdlijnen werd daarin beschreven wat er gerealiseerd moest worden en binnen welke tijd. Met betrekking tot dit laatste waren de deadlines heel duidelijk, doordat per 31 december 2002 CVG niet meer zou kunnen beschikken over de Oracle- en de K2-applicatie. In het Plan van aanpak stond Planning centraal, maar werd uitgegaan van het integrale bedrijfsproces van CVG. In totaal werden er zo'n 65 dagen geschat voor de realisatie van het CVG-systeem, waarvan zo'n 22 dagen specifiek voor het realiseren van planning. Daarbij werd uitgegaan van het eerder voor CVG gerealiseerde planningssysteem.
Allen voor één!
Het beperkte aantal dagen in combinatie met een duidelijke deadline, zorgde voor een duidelijke focus op de ‘needs’ i.p.v. ‘de nice to have’s’. In directe interactie met key-users werd de benodigde functionaliteit gerealiseerd. Elke key-user werkte samen met drie andere gebruikers, waardoor de betrokkenheid bij het uiteindelijke systeem werd gegarandeerd. Door doorlopend te testen en de daaruit voortkomende problemen op een meldingensite aan te leveren, was er op elk moment inzicht in de vordering van het systeem. Deze iteratieve samenwerking leverde snel het gewenste resultaat: op 10 september werd de stekker uit de Oracle-applicatie getrokken en kon CVG volledig plannen met Pluriform. Tussen de bedrijven door werd ook de in Pluriform aanwezige HRM-functionaliteit aangepast aan de wensen van CVG. Per 1 januari 2003 werkt de financiële administratie met Pluriform. In februari zal vervolgens de afdeling Commercie volgen. Al met al vervangt CVG met de inzet van Pluriform zowel Oracle (planning), als K2 (financieel), als Peoplesoft (HRM), als Archie (CRM). Alle afdelingen van CVG werken samen met één volledig geïntegreerd Pluriform-informatiesysteem.