Timebox
De aanpak om zowel tijdige oplevering te realiseren als voortschrijdend inzicht te kunnen implementeren heet 'timeboxing'. Een timebox is een vooraf bepaald budget (in tijd en geld) waarin wij samen met de klant een substantieel deel van het informatiesysteem realiseren.
Timeboxing betekent effectief dat het budget aan tijd en geld wordt gefixeerd, terwijl de te bouwen functionaliteit nog varieert. Wat er precies wordt ontwikkelt, wordt gedurende de timebox bepaald door middel van prioriteitstelling. Bij de start – bijvoorbeeld tijdens een Verkenning – wordt een programma van eisen opgesteld waaraan prioriteiten worden toegekend. Op basis van het programma van eisen wordt een schatting gemaakt die vervolgens wordt gefixeerd. Als er verschuivingen optreden worden de prioriteiten opnieuw bekeken. De ervaring leert dat het daadwerkelijk invullen van eisen en wensen altijd leidt tot andere inzichten, verschuivingen in prioriteiten en tot een ander capaciteitsbeslag. Dit betekent niet dat we de timebox overschrijden. De afspraak is om binnen het afgesproken budget (met een marge van 10%) te blijven.
Een timebox heeft voldoende omvang om een substantieel resultaat te laten zien en is tegelijkertijd overzichtelijk genoeg om tijdig een evaluatiepunt te bereiken. We schatten het aantal projectdagen bewust krap om ervoor te zorgen dat we met elkaar blijven werken aan de realisatie van de eisen (de essentie) en slechts beperkt aan de realisatie van wensen (de ‘toeters en bellen’).
Om de projectleider in dit proces van actuele informatie te voorzien:
- sluiten we elke projectdag af met een korte evaluatie: benefits-concerns-actions,
- maken de business modelers van elke projectdag een kort verslag, en
- rapporteren wij periodiek de bestede uren en een inschatting van de hoeveeltijd die die nog nodig is voor de overige onderwerpen in de timebox.