Sail Amsterdam is het grootste publieksevenement van Nederland. Elke vijf jaar varen ruim 600 schepen door het Noordzeekanaal om af te meren in en rond de IJhaven. SAIL 2015 werd voor de negende keer georganiseerd. Sail Event Partners en Stichting Sail Amsterdam organiseren samen SAIL en maken daarbij dankbaar gebruik van Pluriform Events geleverd door Pluriform branchepartner Grensloos uit Oisterwijk. “Een volledig geautomatiseerd systeem dat mee gaat met de snelle, doch voorziene groei van onze organisatie.”

Tijdens het vijfdaagse evenement worden maar liefst anderhalf miljoen bezoekers verwacht. In 2014 is SAIL Event Partners opgericht met het doel om SAIL te helpen organiseren. "Er zijn twee organisaties die zich met SAIL 2015 bezighouden. Stichting Sail Amsterdam organiseert van oudsher het publieksevenement en daar zijn wij aan toegevoegd. Sail Event Partners is een samenwerkingsverband van Port of Amsterdam, ACE Concepts & Events en de Stichting Sail Amsterdam. Opgericht om een deel van de organisatie van het publieksevenement uit handen te nemen en daarnaast bedoeld om de exploitatie van SAIL te optimaliseren waarmee het publieksevenement mogelijk wordt gemaakt", vertelt Jan Peter van Wijk.
 
Complete oplossing
Het werken met een goed werkend automatiseringssysteem is daarbij onontbeerlijk. "Pluriform Events is een laagdrempelig ERP-systeem dat snel in te richten en te gebruiken is. Het kan mee opschalen met een snelgroeiende organisatie. "Enerzijds een standaardoplossing, anderzijds prima te customizen voor de gebruiker, compleet met tailormade toepassingen", aldus Van Wijk. "De keuze voor Pluriform was al gemaakt voordat Sail Event Partners het levenslicht zag. Het systeem bood de mogelijkheid voor integratie met een al draaiende website, welke is ontwikkeld door een andere leverancier. De eigenlijke insteek was om Pluriform te gebruiken als een mid-office systeem. Binnen het mid-office verhaal worden de boekingen van vaar-arrangementen beheerd. Wat betreft de administratie wilden we in eerste instantie aansluiten bij het systeem van de Stichting Sail Amsterdam. Bij nader inzien kozen we er echter voor om Pluriform ook te gebruiken voor onze backoffice. Hiermee voorkwamen we onder meer de dubbele invoer van gegevens. Het werd mij steeds meer duidelijk dat Pluriform niet zozeer alleen maar een boekingssysteem is, maar een complete ERP-oplossing. Het systeem biedt veel meer mogelijkheden dan waarvoor we het systeem in eerste instantie hadden gekozen."

Beheersbaar
"Pluriform Events is zoals gezegd een volledig geautomatiseerd systeem dat mee kon gaan met onze voorziene snelle groei, erg belangrijk om daarop te kunnen vertrouwen. Zo wisten we op voorhand dat we onze groei ni"et handmatig konden bijhouden. Dat zou ten koste gaan van het snel kunnen opschalen. Denk aan het administreren van onze vele vrijwilligers. Tijdens het vijfdaagse evenement zijn er straks meer dan 1000 vrijwilligers in de weer. De database die we hadden, is ingelezen in Pluriform en nieuwe medewerkers kunnen eenvoudig worden toegevoegd. Aan iedere naam koppelen we zaken als NAW-gegevens, kledingmaten, waar en wanneer ze ingezet zullen worden. Een typisch voorbeeld van als dit niet geautomatiseerd zou zijn, dit voor een relatief kleine organisatie als de onze al snel onbeheersbaar zou worden. Daarnaast hebben we met het systeem een prima inzicht in aanvragen, reserveringen en definitieve boekingen. Een goed werkende projectadministratie is van levensbelang voor ons. We kunnen een product zoals het meevaren op een specifiek schip niet twee keer verkopen. Maximaal twee bedrijven kunnen een optie nemen op een vaararrangement, maar er kan er maar eentje daadwerkelijk geboekt worden. Zodra er twee opties op een arrangement zijn genomen, wordt het arrangement automatisch van de website afgehaald. Pluriform faciliteert ons salesteam daarin uitstekend," aldus van Wijk

Werk aan de winkel
"De relatie met Grensloos ervaren wij als bijzonder prettig. Er kan snel en kort geschakeld worden en de ondersteuning is hands-on. We hadden bij de start van onze organisatie slechts een globaal beeld van de functionele specificaties die we nodig gingen hebben. Het systeem is gaandeweg ingericht het afgelopen jaar en daarin kon Grensloos mee opschakelen en meedenken over wat op dat moment de beste oplossing was. We zijn in principe continu een winkel aan het bouwen en verbouwen terwijl deze allang voor het ‘publiek’ geopend is. Dit is af en toe lastig, maar we slaan ons er samen met Grensloos goed doorheen", aldus van Wijk.